صفحه اصلی > اخبار > پروژه ها 


نسخه چاپي

لیست پروژه های خاتمه یافته واحد سیستم های سازمانی، منابع انسانی و بازرگانی

لیست پروژه های خاتمه یافته واحد سیستم های سازمانی، منابع انسانی و بازرگانی

 

   در حال حاضر مهمترین پروژه‌های این بخش شامل نگهداری، پشتیبانی، توسعه و پاسخگویی به سوالات سایر بخش‌های سازمان در مورد سامانه‌های زیر می‌باشد :

1. سامانه ثبت و گردش الکترونیکی مکاتبات اداری (سازمان الکترونیک برید)

  به طور کلی دو راهکار کلان برای تغییر روال دستی در سازمان‌ها و هدایت آن‌ها در سیستم های رایانه ای موجود است:



 مکانیزاسیون : این روال که عمدتاً به غلط به عنوان کلمه ای جایگزین برای اتوماسیون به کار برده می شود، به طور عمده در منشاء و ذات با اتوماسیون متفاوت است. مکانیزاسیون در یک سازمان بدین معنی است که یک روال انجام شده دستی در سازمان دقیقاً با همان تعاریف و همان ساختار به روال ماشینی مبدل شود. در این حالت تمامی محدودیت های روال دستی به همان شکل و تنها به صرف عادات پرسنل دخیل در ساختار عملیاتی به راه کار ماشینی انتقال داده می شوند. در بسیاری از موارد این امر نه تنها فرایندهای کاری سازمان را بهینه نمی کند بلکه به نحوی سازمان را در یک راه کار غلط، درگیر در ساختاری می نماید که به سختی از لحاظ ماشینی قابل تغییر و جایگزینی می باشد.

 


 اتوماسیون : چنانچه از نام آن بر می آید به مجموعه ای از فعالیت ها و ساختارها اطلاق می شود که با هدف خودکار کردن روال‌های عملیاتی در سازمان ها و حذف مراحل زائد دستی طراحی می شود. در این روال  تا جائی که ممکن است از تأثیر فرایندهای دستی و محدودیت هایی که به ازای روال های دستی در سیستم منظور می شود جلوگیری می شود و سعی می-شودتا با وارد کردن مفاهیم جدید و فراروندهای تکنولوژیک از انجام کارهای مستمر و خسته کننده جلوگیری شده و پرسنل سازمان نقش سازنده‌تری را در روال گردش عملیات و اسناد ایفا نمایند. با این روش همواره سازمان پویائی خود را حفظ خواهد کرد و علاوه بر آن بهینه¬سازی عملیاتی و ساختاری، در نحوه عملکرد سازمان‌ها به وجود خواهد آمد که تاثیر مستقیمی بر روی هزینه و زمان صرف شده در سازمان ها و بنگاه های اقتصادی خواهد داشت.


سازمان الکترونیکی یکی از جدیدترین و کلیدی¬ترین دستاوردهای عصر دیجیتال محسوب می¬شود. این دستاورد پایه ای ترین فعالیت‌های سازمان ها و بنگاه های اقتصادی را هدف قرار داده است و می کوشد با بهینه سازی ساز و کارها و فعالیت های موجود، سازمان را به بالاترین سطح کارائی موجود برساند. این کار به طراحان و تحلیل‏گران سیستم‏ها و روش‏ها، در سازمان این امکان را می‏دهد تا بدون توجه به گستردگی و توزیع مکانی سازمان، تعداد نیروی انسانی و حجم تراکنش‏های آن سازمان، به برنامه‏ریزی و طراحی و پیاده‏سازی محیط‏های عملیاتی در سازمان بپردازند. بنابراین، سازمان‏ها را به صورت یک نهاد فعال‏تر در عرصة تغییر در ساختار سازمان و بهینه‏سازی روش‏های سازمانی هدایت خواهد کرد.


سیستم دبیرخانه و گردش مکانیزه مکاتبات با هدف رسیدن به مقوله مکاتبات بدون کاغذ (Paperless) و تسریع در امر گردش مکاتبات و سرعت دادن به اقدامات و پاسخگویی در ارتباط با پیگیریهای مربوطه از سال 1380 و به شکل غیرمتمرکز در ساختمانهای مختلف ستادی نصب و آماده بهره برداری گردید. با تمرکز پرسنل در ساخنمان مرکزی و نیاز به استفاده از نسخه واحد سیستم و پوشش دادن به کلیه واحدها اقدامات مربوط به نوسازی و تجهیز سخت افزاری و آموزش پرسنل به طور کلی توسط امور فناوری اطلاعات و ارتباطات انجام و درحال حاضر کلیه واحدها تحت پوشش این سیستم قرارگرفته‌اند. سیستم به علت نیاز لحظه‌ای کاربران واجد شرایطی خاص از نظر پشتیبانی بوده و با تلاش مستمر تاکنون از ایجاد وقفه در اجرای آن جلوگیری شده است.


   -نصب نسخ جدید سامانه سازمان الکترونیک برید


  نسخ جدید سازمان الکترونیک برید درستاد شرکت ملی گاز ایران فقط بر روی دستگاههایی نصب می‌شود که عضو Domain باشند لذا کامپیوترهایی که عضو Domain نیستند به دلیل عدم شناسایی با نام دستگاه، نمی‌توانند این برنامه را نصب کنند.


کاربران محترم توجه فرمایند قاعدتا" نصب خودکار برنامه مربوطه توسط امور فناوری اطلاعات و ارتباطات و توسط تیم HelpDesk انجام می‌پذیرد؛ بنابراین چنانچه shortcut با نام EOrg3 را بر روی desktop رایانه خود مشاهده نمودند نشان دهنده آن است که نصب مربوط انجام شده و shortcut قابل استفاده می‌باشد لکن چنانچه نصب خودکار به هر دلیل انجام نشده و یا دچار اشکال باشد، می‌توانند با کلیک بر روی پیوند مربوط جهت نصب و بهره‌برداری از این سیستم در محیط اینترانت داخلی ستاد شرکت ملی گاز ایران اقدام نمایند.
 
2. سامانه جامع اداری کارکنان (خدمات اداری) :


 این سیستم به منظور سامان دادن به موارد مربوط به زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:


 حضور و غیاب پرسنل : به منظور اطلاع رسانی پرسنل در جهت یادآوری زمانهای ورود و خروج و قوانین اعمال شده بر روی تردد آنها بر طبق شیفت کاری مشخص شده برای آنها،


 زیر سیستم رستوران : جهت گردآوری آمار غذای مصرفی و ایجاد امکان انتخاب غذا توسط کاربر جهت پیش بینی آماده‌سازی غذاهای روزهای بعد برای پیمانکار رستوران،


 اتوماسیون درخواست‌ها جهت ایجاد درخواست انواع مرخصی، مأموریت و تردد فراموش شده و پیگیری در گردش کار درخواست تا تأیید یا عدم تأیید آن،


 زیر سیستم پارکینگ (در دست بررسی) جهت تخصیص فضای پارکینگ به پرسنل که توسط واحدهای ذیربط مدیریت اداری در سیستم معرفی شده‌اند،


 زیر سیستم تردد مهمان و ارباب رجوع (دردست بررسی) در جهت ایجاد تسهیلات لازم از طریق سیستم برای میهمان مراجعه کننده به سازمان از قبیل استفاده از پارکینگ و رستوران و تردد وی،


       این سامانه که توسط پیمانکار در حال تکمیل بوده و نظارت فنی سیستم شامل مطابقت آن با خواستهای اعلام شده توسط کاربران اصلی سیستم، ایجاد سهولت در نحوه استفاده از سیستم، ساختار منطقی بانک اطلاعاتی، ارتباط منطقی زیرسیستمها با یکدیگر و..... به عهده گروه سیستمهای سازمانی، منابع انسانی و بازرگانی می‌باشد. نظارت مستمر بر عملکرد صحیح سیستم در زمان بهره‌برداری نیز ازجمله وظایف این واحد می باشد.

3. سامانه بایگانی ومدیریت اسناد و مدارک:
بهره برداری از سیستم الکترونیکی بایگانی و آرشیو اسناد، مدارک و مکاتبات که مورد نیاز اغلب واحدهای ستادی و شرکتهای تابعه می‌باشد از سال 1391 آغاز شده است. این سیستم که Web base و مجهز به  OCRمی‌باشد در برخی از بخش‌های سازمان هم اکنون در حال بهره‌برداری است و بخش‌هایی از اسناد این واحدها درون سیستم تغذیه شده‌اند. این واحدها عبارتنداز :


       الف- واحدهای در حال انجام :


 بررسی طرحها، روشها و هماهنگی مقررات اداری


 امور فناوری اطلاعات و ارتباطات


 امور تخصصی بازرگانی


 هیئت مدیره


   ب- واحدهای متقاضی (در حال بررسی) :


 امور حقوقی


 تدوین مقررات سیستمها و روشهای مالی


 مدیریت پژوهش و فناوری


 شرکت بازرگانی گاز ایران

4.  سامانه جامع فرایندهای خدمات اداری و رفاهی با استفاده از راهکار  BPMS:


 اهداف تهیه سامانه خدمات اداری و رفاهی :


 افزایش توان پاسخگویی به نیازمندی های مختلف در حوزه خدمات اداری و رفاهی.


 یکنواخت سازی اعلام درخواست ها از واحد خدمات اداری و رفاهی.


 افزایش سرعت و دقت در انجام امور جاری.


 ایجاد وحدت رویه در ایجاد وانجام درخواست ها و تسهیل در کنترل درخواست ها .


 ایجاد پایگاه اطلاع رسانی و ثبت نام و قرعه کشی اماکن زیارتی و سیاحتی شرکت و یا سایر امکانات،


 ایجاد تعاملات الکترونیکی بین کارکنان درخواست کننده خدمات و واحد مربوطه.


 انجام کارهای زمانبندی شده از قبیل بازدیدهای دوره ای از تاسیسات و حفظ اطلاعات مربوط به آنها


 مشخصات سیستم:


 ابزار مدل ساز فرایند : به منظور طراحی و پیاده سازی فرایند و یا اصلاح و تغییر در فرایندها ی جاری مورداستفاده قرار می‌گیرد.


 موتور گردش کار  به منظور خودکار سازی گردش کار ها


 ابزار پایش و تحلیل فرایندها به منظور کنترل دائمی آن ها جهت کشف  نقاط ضعف و قوت


 مخزن مدل های فرایندی


 ابزار فرم ساز با قابلیت ساخت فرم های متنوع


 ابزار گزارش گیری پویای وب- بنیاد


 مشخصات نرم افزار:


این سامانه شامل زیر سیستم های زیر می باشد :


 مدیریت اطلاعات پایه با رویکرد استفاده مشترک در سیستم‌هایی که درآینده تولید خواهند شد.


 تامین نیازمندیها


 کنترل مصرف، نقاط و فضای اداری


 مدیریت تسهیلات اقامتی


 مدیریت نت(نگهداشت و تعمیر)


 مدیریت HSE


 هدایت و کنترل پیمانکاران 


 صدور صورت وضعیت پیمانکاران


 اطلاعات سا¬¬¬¬ختمانها


 کنترل اموال


 خدمات پست و تکثیر


 گزارشات ثابت و پویا


 مدیریت کاربران، گردش کار و کارتابل الکترونیکی

5.  سامانه مدیریت وکنترل فرایند مناقصات و بانک جامع منابع بازرگانی و پیمانی :

این سیستم به منظور کنترل فرایند مناقصات و ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز شامل اطلاعات مربوط به پیمانکاران و تولید/تامین کنندگان کالا، ارزیابی کیفی مشاور، پیمانکار و تولید/تامین کنندگان کالا و ارجاع کار به آنها پیاده‌سازی شده و از سال 1390 درحال بهره برداری است. اعمال کنترل‌های مربوط به قانون برگزاری مناقصات و آیین نامه‌های اجرایی مربوط به آن از طریق سیستم مکانیزه و بروزرسانی بانک اطلاعاتی مناقصه گران از جمله دلایل عمده به کارگیری چنین سیستمی در سطح شرکت ملی گاز ایران و شرکتهای تابعه می‌باشد.

6. سامانه ارزیابی و تعدیل سوابق کارکنان:


 کار این سیستم ذخیره اطلاعات پرسنل در زمینه کمیسیون سوابق تحصیلی و شغلی می‌باشد که در جلسات تعدیل مدرک تحصیلی و جلسات ارتقائی و جلسات سابقه کار که ماهی یک بار با حضور رؤسای مربوطه برگزار می‌شود مورد بررسی قرار گرفته و نظریه کمیسیون در هر یک درج شده و در نهایت به تأیید هر یک از حاضران جلسه می‌رسد. اطلاعات این سیستم در گذشته توسط کاربر وارد سیستم می‌شد که ضمن کندی در ورود اطلاعات، تنوع در تایپ کلمات و غلط‌های املایی را نیز باعث می‌شد اما هم اکنون بصورت Offline با اطلاعات سیستم جامع نیروی انسانی نفت قابل اتصال است و هر ماه قبل از جلسه کمیسیون سوابق، اطلاعات خود را توسط کاربر با سیستم جامع یکسان کرده (Sync) و دیگر نیازی به ورود اطلاعات توسط کاربر ندارد.

7. سامانه درخواست خودرو و حمل و نقل:


این سامانه از دوبخش اصلی تشکیل شده است به شرح زیر :


1. سامانه درخواست خودرو :


این سیستم در چهار سطح مختلف در حال استفاده می‌باشد.


سطح اول: کاربران می‌باشند که می‌توانند خودرو مورد نیاز خود را برای ساعت، مبدا و مقصد مشخص درخواست کنند.


سطح دوم: مقام مجاز است که علاوه بر دسترسی کاربران باید درخواستهای خودرو مربوط به زیر مجموعه خود را تائید نماید.


سطح سوم: ناظر وجود دارد که می‌توان گفت ادمین سیستم است و دسترسی‌ها و اختیارات دو سطح پیشین و سطح چهارم را مشخص می‌نماید.


سطح چهارم: واحد حمل و نقل شرکت ملی گاز است که وظیفه مدیریت درخواست‌ها و تخصیص خودرو را برعهده دارد.


2. سامانه ترابری( حمل و نقل) :

       اطلاعات کلیه خودروها، رانندگان و کارمندانی که حق تردد در پارکینگ‌‌های ساختمان مرکزی و ساختمان آموزش را دارند در سامانه ترابری ثبت شده است. با استفاده از سیستم RFID که در ورودی پارکینگ‌های سازمان نصب می‌باشد، رفت و آمد خودروها و رانندگان مانیتور می‌گردد. واحد حمل و نقل از این مانیتورینگ برای استفاده در سامانه خودرو استفاده می‌کند.


       همچنین کلیه اطلاعات مربوط به خودروها و رانندگان مانند بیمه، پایان اعتبار گواهی‌نامه و ... در این سامانه ثبت می‌گردد و به واحد حمل و نقل در بدو ورود به سامانه اخطار می‌دهد.


       لازم به ذکر است گزارش‌گیری‌های متعدد مانند طرح ترافیک خودروها، سوخت، قطعات، پرسنل حمل و نقل، مرخصی‌ها، پرسنل سرویس گیرنده و ... در این سامانه ها امکان پذیر است.
 

  • تاریخ درج خبر :
  • 1397/08/26 - ١٤:٣٠
  • تاریخ بروز رسانی خبر :
  • تعداد بازدید خبر :
  • 65

خروج




تصاویر منتخب