سيستم‌هاي اداري و بازرگاني
رییس واحد 

1396/5/4 چهارشنبه
....
معرفي سيستم هاي اداري و بازرگاني 
 الف- سيستم هاي درحال بهره برداري

1- سيستم هاي اداري
1-1- سيستم اتوماسيون اداري(گردش مكانيزه مكاتبات):

سيستم دبيرخانه و گردش مكانيزه مكاتبات با هدف رسيدن به مقوله مكاتبات بدون كاغذ و تسريع در امر گردش مكاتبات و سرعت دادن به پاسخگويي در ارتباط با پيگيريهاي مربوطه از سال 1380 و به شكل غيرمتمركز در ساختمانهاي مختلف ستادي نصب و آماده بهره برداري گرديد. با تمركز پرسنل در ساخنمان مركزي و نياز به استفاده از نسخه واحد سيستم و پوشش دادن به كليه واحدها اقدامات مربوط به نوساز ي و تجهيز سخت افزاري و آموزش پرسنل به طور كلي توسط واحد خدمات كامپيوتر انجام و تاكنون قريب به 90% واحدها تحت پوشش اين سيستم قرارگرفته اندو مابقي يا به علت محدوديتهاي امنيتي و يا به دليل نامشخص بودن ساختار سازماني امكان استفاده ازاين سيستم را نداشته اند. سيستم به علت نياز لحظه اي كاربران واجد شرايطي خاص ازنظر پشتيباني بوده و با تلاش مستمر تاكنون از ايجاد وقفه در اجراي آن جلوگيري شده است.


1-2- سيستم بانك اطلاعاتي پيمانكاران ، سوابق پيمان و تعيين صلاحيت:

اين سيستم به منظور ايجاد يك بانك اطلاعاتي از پيمانكاران مرتبط با شركت ملي گاز ايران و ايجاد و پيگيري سوابق مربوط به پيمانها و استفاده از بانك اطلاعاتي پيمانكاران به منظور انتخاب پيمانكار اصلح طراحي و پياده سازي شده است. خروجي سيستم شامل اطلاعات مربوط به پيمانكاران شاغل در تخصصهاي مختلف ، ارائه گزارشات مربوط به پيمانهاي دردست اجرا ، ارائه گزارش پيمانكاران دعوت شده و سوابق آنها جهت بررسي در كميسيون مناقصات و .... مي باشد. سيستم هم اكنون در امور بررسي منابع بازرگاني و در امور قراردادهاي برخي شركتهاي تابعه در حال بهره برداري مي باشد.

اطلاعات بانك منابع پيمانكاران به منظور اطلاع رساني بر روي محيط اينترنت و اينترانت شركت ملي گاز ايران قرار دارد.

  

1-3- سيستم منابع توليد/تامين كنندگان كالا (داخلي و خارجي):

اطلاعات ورودي اين دو سيستم كه به درخواست دو واحد منابع داخلي و خارجي امورتخصصي بازرگاني شركت ملي گاز نوشته شده است، شامل كليه مشخصات كلي و جزئي شركت‌هاي توليد كننده و توزيع كننده و نمايندگي‌هاي شركت‌هاي داخلي و خارجي مي‌باشد كه يك يا چند محصول خاص را توليد يا توزيع مي‌كنند و اطلاعات تمامي محصولات قابل ارائه نيز در 3 سطح طبقه بندي شده و مرتبط با شركت مربوطه ذخيره و ثبت مي‌شود.

مابقي اطلاعات ذخيره شده در اين سيستم شامل شركت‌هاي تابعه،نمايندگي ها، بانك‌هاي طرف قرارداد، هيئت مديره، اطلاعات كاتالوگ و سي‌دي‌هاي دريافتي از شركت و اطلاعات عضويت شركت در بانك اطلاعاتي منابع شركت ملي گاز مي‌باشد.


1-4- سيستم هيات رسيدگي به تخلفات اداري

اين سيستم دردوبخش دبيرخانه ورسيدگي به موارد ارجاعي به هيات بدوري رسيدگي به تخلفات كاركنان به درخواست آن كميسيون در خدمات كامپيوتر طراحي و پياده سازي شده است.دربخش دبيرخانه امكان ثبت كليه مكاتبات وارده و صادره فراهم بوده ودر بخش رسيدگي و تشكيل پرونده از محتواي نامه هاي دريافتي ، پرونده هاي خاص آن واحد ايجاد و روال پيگيري و جمع آوري مستندات مربوط به پرونده تا تشكيل كميسيون رسيدگي كننده و اعلام راي ادامه مي يابد.


1-5- سيستم بررسي سوابق

كار اين سيستم ذخيره اطلاعات پرسنل در زمينه كميسيون سوابق تحصيلي و شغلي مي‌باشد كه در جلسات تعديل مدرك تحصيلي و جلسات ارتقائي و جلسات سابقه كار كه ماهي يك بار با حضور رؤساي مربوطه برگزار مي‌شود مورد بررسي قرار گرفته و نظريه كميسيون در هر يك درج شده و در نهايت به تأييد هر يك از حاضران جلسه مي‌رسد.


1-6- سيستم حضورو غياب ، رستوران ، پاركينگ، تردد مهمان و ارباب رجوع

اين سيستم به منظور سامان دادن به موارد مربوط به حضوروغياب پرسنل ، گردآوري آمار غذاي مصرفي و ايجاد امكان انتخاب غذا توسط كاربر، انجام امور اداري مربوط به انواع مرخصي و ماموريت ، تخصيص فضاي پاركينگ به پرسنل ذيربط كه توسط واحدهاي ذيربط مديريت اداري در سيستم معرفي شده اند و تردد مهمان و ارباب رجوع و ايجاد تسهيلات لازم از طريق سيستم توسط پيمانكار در حال تكميل بوده ونظارت فني سيستم شامل مطابقت آن با خواستهاي اعلام شده توسط كاربران اصلي سيستم ، ايجاد سهولت در نحوه استفاده از سيستم ، ساختار منطقي بانك اطلاعاتي ، ارتباط منطقي زيرسيستمها با يكديگر و..... به عهده گروه سيستمهاي اداري سازماني مي باشد. نظارت مستمر بر عملكرد صحيح سيستم در زمان بهره برداري نيز ازجمله وظايف اين واحد مي باشد.


2- سيستمهاي بازرگاني

2-1- سيستم مديريت توزيع گزارشات كالايي سيستم كالا

از اواخر سال 82 به علت پاره اي از مشكلات خدمات كامپيوتر شركت ملي گاز ايران مديريت توزيع گزارشات سيستم كالا را به عهده گرفت. در اين راستا برنامه هاي متعددي را آماده و پس از آ موزش پرسنل شركتهاي استاني / پالايشي در اختيار آنها قرار داده كه بتوانند گزارشات مربوط به خود را در هر زمان كه بخواهند از پرونده اصلي دريافت نمايند.


2-2- سيستم جامع امور بازاريابي و صادرات مايعات استحصالي از گاز

با توجه به گستردگي فعاليت اموربازاريابي وصادرات درراستاي صادرات مايعات استحصالي ازگاز (CONDENSATE) وگوگرد (SULPHUR) واهميت ثبت كوچكترين وقايع عملياتي جهت انجام محاسبات بعدي، وجوديك سيستم جامع جهت مكانيزه نمودن كليه فعاليتهاواخذ گزارشات متنوع احساس مي شد ، بابرگزاري جلسات كارشناسي توسط اموربازاريابي وصادرات وخدمات كامپيوتر اطلاعات لازم جمع آوري وازسال 1382 فعاليت عملي جهت آناليز، طراحي و برنامه نويسي سيستم مزبورآغازگرديد.

بادرج اطلاعات مربوط به توليد و صادرات مايعات گازي ، اطلاع از ميزان موجودي و توليد روزانه مايعات گازي و وضعيت محموله هاي صادراتي از نظر عملياتي ، مالي و...دركوتاهترين زمان امكان پذيرخواهد بود وضمن طبقه بندي بهينه اين حجم وسيع داده ها ، اخذگزارشات متنوع به سهولت امكان پذير مي باشد.


2-3- سيستم كنترل كالاي گازرساني

با توجه به وجود کارشناسان خبره در امر خريد در مديريت بازرگاني شرکتهاي گاز استاني/پالايشي بخشي از خريدهاي عمده خود را به اين بخش واگذار نموده و اين بخش پس از تهيه کالاها فاکتور خريد را به شرکتها جهت تسويه حساب صادر و به همراه کالاهاي آنها تحويل مي نمايد. شيوه پردازش اطلاعات در اين سيستم به هنگام مي باشد. سوپروايزر اين سيستم کاربران سيستم را تعريف مي کند و براي آنها نام کاربري و رمز عبور انتخاب مي نمايد. همچنين مي تواند براي هر کاربر سطح دسترسي به امکانات سيستم را تعيين کند يعني هر کاربر در چه سطحـي مي تواند از فرمها استفاده کند. • زبان برنامه نويسي مورد استفاده زبان نسل چهار مي باشد و اين سيستم تحت DOS برنامه نويسي شده است وازپايگاه داده اختصاصي OX PRO 2.6 F استفاده مي كند.



ب - سيستمهاي در دست تهيه يا ساخت:


اين گونه سيستمها ، سيستمهايي هستند كه از مدتي قبل طراحي و يا تقاضاي تهيه آنها بر اساس نياز كاربران در بخش هاي مربوطه بصورت مستقل و جداگانه و قبل از طرح جامع فناوري اطلاعات وارتباطات مطرح شده و در حال حاضر هر يك از آنها در مراحل مختلف عقد قرارداد ، طراحي ، ساخت ، پياده سازي ، و عملياتي شدن مي باشند. عمده اين سيستمها به شرح ذيل مي باشند.


1- سيستم اطلاعاتي خريد

هدف ومشخصات كلي سيستم:

• با توجه به لزوم و اهميت وجود سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و استفاده از فناوري هاي نوين و پيشرفتـــــه در سازمان ها ، شرکت ملي گاز ايران بنادارد سيستم يکپارچه وجامع خريد ايجاد نمايد. هدف اصلي از ايجاد اين سيستم، دستيابي به يکپارچگي اطلاعات، تامين سرعت و امنيت مطلوب و ايجاد محيطي کاربر پسند جهت کار کاربران مي باشد.

سيستم يکپارچه وجامع خريد ، سيستمي اطلاعاتي است مبتني بر سرويسهاي برخط(online (كه مراحل تقاضاگذاري يک درخواست ،تجميع تقاضاها، تعيين منابع ، سفارش، بانك وبيمه، بازرسي ، حمل و نقل ، ترخيص ، حمل وتحويل کالا به انبار، وصول كالا در انبار، کميسيون مناقصات، خدمات مالي وصدورکليه اسناد مرتبط با هر بخش را در بر ميگيرد.

در اين سيستم هر بخش استفاده كننده، امکــان آن را دارد که وظايف مربوط به خــود درمورد تقاضـا / تقاضاهاي مورد نظررا، پيگيري نموده و وضعيت آن را Monitor کند. همچنين توانايي ارتباط سيستم از طريق E-mail امکانپذير است.

سيستم بصورتweb base و بـانک اطلاعـاتـي آن روي Main frame بوده و با استفاده از interface هاي سخت افزاري و نرم افزاري توسط pc از آن استفاده مي گردد .


رابطه سيستم با ساير سيستم ها:

• ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم پيوسته ويکنواخت کالا (نفت)

• ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم مالي

• ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم منابع (گاز)


وضعيت فعلي سيستم:

پس از آماده سازي RFP توسط كارشناسان كامپيوتر و بازرگاني و برگزاري مناقصه ، شركت انجام دهنده اين پروژه انتخاب و قرارداد منعقد گرديد .

• فناوري ساخت : تكنولژي J2E

• نوع پايگاه داده: DB2

• تحت شبکه يا منفرد :

اين سيستم تحت شبکه کار مي کند و امکان فعاليت همزمان چندين کاربر جهت ورود اطلاعات و اخذ گزارشات در کليه قسمتها وجود دارد.


2- سيستم مديريت وكنترل فرايند مناقصات و بانك جامع منابع بازرگاني و پيماني

اين سيستم به منظور كنترل فرايند مناقصات و ايجاد يك پايگاه اطلاعاتي متمركز شامل اطلاعات مربوط به پيمانكاران و توليد/تامين كنندگان كالا ، ارزيابي كيفي مشاور،پيمانكار و توليد/تامين كنندگان كالا و ارجاع كار به آنها در حال پياده سازي توسط مجري منتخب مي باشد. اعمال كنترلهاي مربوط به قانون برگزاري مناقصات و آيين نامه هاي اجرايي مربوط به آن از طريق سيستم مكانيزه و ايجاد بروزرساني بانك اطلاعاتي مناقصه گران از جمله دلايل عمده به كارگيري چنين سيستمي در سطح شركت ملي گاز ايران و شركتهاي تابعه مي باشد.


3- سيستم بايگاني و آرشيو

سيستم مكانيزه بايگاني و آرشيو اسناد ، مدارك و مكاتبات بصورت الكترونيكي مورد نياز اغلب واحدهاي ستادي و شركتهاي تابعه مي باشد تا در كنار سيستم تبادل الكترونيكي مكاتبات بتوان يك مجموعه سيستم كامل مكاتبات و اسناد را بصورت مكانيزه بهره برداري نمود. در حال حاضر بررسي و مقايسه و انتخاب يك سيستم بهينه از ميان سيستم هاي موجود داخلي بويژه در سطح شركت ملي گاز ايران در دست اقدام مي باشد. گفتني است قبلا" سيستم بايگاني و آرشيو زايلب براي ستاد تهيه شده بود لكن بنا به توصيه هاي ايمني مقرر شد تا از سيستم هاي داخلي استفاده شود. 


1388/4/1 دوشنبه
....
بيشتر


مجری سایت : شرکت سیگما